關(guān)于歸檔2018 年文件材料的通知
院屬各單位、機(jī)關(guān)各部門:
根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》年度檔案歸檔要求,現(xiàn)開始接收2018年院屬各單位、機(jī)關(guān)各部門形成的各類檔案,具體要求如下:
1.院屬各單位、機(jī)關(guān)各部門文件材料收集范圍,按《山東勝利職業(yè)學(xué)院檔案歸檔范圍和保管期限表》要求執(zhí)行(見附件一),重要的業(yè)務(wù)會議文件材料、報(bào)表、資料匯編,人員花名冊、重要會議記錄、學(xué)院大會材料、學(xué)院重要活動材料、重要資料、照片、專題片以及電子文件、光盤、錄音錄像帶、實(shí)物(獲得市(局)級以上獎勵獎牌、證書)等,須齊全完整移交歸檔;
2.凡移交的紙質(zhì)文件材料必須附有電子文本,歸檔文件材料紙張規(guī)格一律要符合A4國家公文標(biāo)準(zhǔn),簽發(fā)單、傳閱單等項(xiàng)目不能有漏項(xiàng);
3.凡移交歸檔的文件材料及電子檔案載體,目錄要一式兩份,須有移交人及部門領(lǐng)導(dǎo)簽字,編制目錄須按發(fā)文單位,文件序號、時(shí)間順序等排列,光盤等特殊載體目錄要填寫清楚形成時(shí)間、名稱、事件說明、格式、運(yùn)行環(huán)境等(目錄樣表見附件二、三、四);
4.歸檔時(shí)間:2019年3月31日前向?qū)W院綜合辦公室移交。
聯(lián)系人: 張曉梅
附件:一、山東勝利職業(yè)學(xué)院檔案歸檔范圍和保管期限表
二、歸檔文件材料移交目錄
三、實(shí)物檔案移交目錄
四、電子文件移交目錄
山東勝利職業(yè)學(xué)院綜合辦公室
2019年3月1日